Es bestehen verschiedene Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht, die gesondert zu beachten sind. Nachfolgend sind die wichtigsten aufgeführt. Die Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Unternehmer müssen Geschäftsunterlagen bis zu 10 Jahre lang aufbewahren (§ 147 AO)
Unterlagen und Belege, die Bestandteile der Buchführung oder Gewinnermittlung sind, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Am 01.01.2013 dürfen grundsätzlich die nachfolgend aufgeführten Unterlagen des Jahres 2002 vernichtet werden:
– Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
– Lageberichte
– Inventare
– Buchungsbelege
– Zollbelege
– Sonstige Geschäftsbücher, betriebliche Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen oder Organisationsunterlagen
Die folgenden Unterlagen müssen lediglich sechs Jahre aufbewahrt werden:
– Handels- und Geschäftsbriefe (auch Emails mit entsprechendem Inhalt)
– Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Vor der Vernichtung von Unterlagen ist jedoch stets zu prüfen, ob nicht im Einzelfall noch keine Festsetzungsverjährung eingetreten ist. Dies könnte beispielsweise bei noch nicht abgeschlossenen Betriebsprüfungen der Fall sein.
Privatpersonen mit hohen Einkünften unterliegen besonderen Vorschriften (§ 147a AO)
Auch Nichtunternehmer, die insgesamt Einkünfte aus Kapitalvermögen, aus Vermietung und Verpachtung sowie aus Einkünfte aus sonstigen Quellen von mehr als 500.000 Euro im jeweiligen Kalenderjahr haben, müssen die Aufzeichnungen und Unterlagen zu diesen 6 Jahre lang aufbewahren. Die Verpflichtung ist vom Beginn des Kalenderjahrs an zu erfüllen, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 Euro beträgt.
Grundstücksbesitzer müssen ebenfalls Unterlagen aufbewahren (§ 14b UStG)
Aufbewahrungspflichtig sind danach Grundbesitzer, die Leistungen (inkl. Werkleistungen) für Ihr Grundstück beziehen. Die Aufbewahrungspflicht besteht bis zu 2 Jahre nach dem Ende des Jahres in dem die Rechnung ausgestellt ist. Zum 01.01.2013 können – vorbehaltlich §§ 147, 147a AO – daher die Rechnungen aus dem Jahr 2010 vernichtet werden.