Der Gesetzgeber hat bereits mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 Erleichterungen zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen beschlossen, die seit dem 01. Juli 2011 gelten.
Im Einzelnen wurden die e-Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt und die bis dahin bestehende Beschränkung an bestimmte Übermittlungsformen abgeschafft.
Nach den Änderungen durch den Gesetzgeber blieben einige Fragen zur praktischen Umsetzung des e-Billings offen. Fast genau ein Jahr später hat die Finanzverwaltung daher am 02. Juli 2012 Stellung zu einigen Fragen bezogen:
- Die Anforderungen an e-Rechnungen sind im Vergleich zu in Papierform übermittelten Rechnungen nicht erhöht.
- Der Empfänger der e-Rechnung muss der Übertragung auf elektronischem Weg ausdrücklich zustimmen.
- Eine per Standard-Fax übermittelte und empfangene Rechnung gilt als Rechnung.
- Erhaltene e-Rechnungen sind (wie Papierrechnungen) im Zeitpunkt des Empfangs auf Echtheit und Richtigkeit zu überprüfen.
Ausgedruckte e-Rechnungen müssten nach derzeit geltender Meinung als Nachweis zum Vorsteuerabzug ausreichen. Unklar ist leider immer noch, ob auch die Begleit-Email, mit der die Rechnung übertragen worden ist, auszudrucken oder elektronisch aufzubewahren ist.
Weitere Fragen sind nach der vorherrschenden Meinung wie folgt zu beantworten:
- Darf die Rechnung ausgedruckt und als Papierdokument aufbewahrt werden?
Die PDF-Rechnungsdatei ist das Original-Dokument, welches elektronisch eingegangen ist und somit auch elektronisch als Datei aufbewahrt werden muss – also auf keinen Fall gelöscht werden darf. Die Form der Aufbewahrung muss über die gesamte Zeitdauer die Unveränderlichkeit und die Lesbarkeit sicherstellen.
Ein Ausdruck der e-Rechnung ist als Arbeitshilfe zulässig, bspw. für den Abgleich der Rechnung mit der Warenlieferung oder für die Überweisung. Auch die Buchführung kann auf Basis des Ausdrucks erstellt werden. Wenn jedoch buchungsrelevante Informationen auf dem Papierdokument vermerkt werden, muss dieser Ausdruck ebenfalls aufbewahrt werden. Zusätzlich muss jederzeit die Verbindung zur archivierten Originaldatei hergestellt werden können, z. B. indem die Datei eine eindeutige Bezeichnung hat, die einen klaren Bezug zu dem Ausdruck aufweist. Die organisatorische Verbindung zwischen Buchung, elektronischer Rechnung und ggf. zusätzlich ausgedruckten Beleg sollte in einer Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage dokumentiert werden.
- Ist eine DVD als Medium zur Archivierung geeignet?
Eine DVD ist als Medium zur Archivierung nicht geeignet. DVDs können schnell unlesbar werden, zum Beispiel durch Klimaeinflüsse oder durch Kratzer.
- Dürfen die Bezeichnung der PDF-Datei beim Speichern geändert werden?
Die Unveränderlichkeit der Belegdaten betrifft die Inhalte der Rechnung – die Dateibezeichnung gehört nicht zum Inhalt der Datei – sie darf beim Speichern geändert und an die gewählten Ablage- bzw. Ordnungskriterien angepasst werden. Es empfiehlt sich ein Dateiname, der einen eindeutigen Bezug zum Inhalt aufweist – z. B. Name des Lieferanten und Rechnungsnummer.
- Genügt das Archivieren der PDF-Rechnung oder müssen Sie auch die E-Mail aufbewahren?
Aus Sicht der Buchführung und der GoBD muss die E-Mail nur dann aufbewahrt werden, wenn sie buchungsrelevante Informationen enthält, die in dem PDF-Dokument nicht vorhanden sind. In der Regel ist der PDF-Anhang eine vollständige Rechnung und die E-Mail dient nur zur Übermittlung und kann – wie sonst auch der Briefumschlag bei einer Papierrechnung – gelöscht werden.
- Was ist die Konsequenz einer unvollständigen Rechnung bzw. das Löschen einer e-Rechnung?
Ohne eine (zutreffende) Rechnung ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Anforderungen an eine vollständige Rechnung:
Eine Rechnung mit einem Betrag über 150,00 Euro muss folgende Angaben erhalten.
Literatur-Hinweis:
Bei der elektronischen Rechnung geht es nicht nur um den Vorsteuerabzug beim Empfänger der Rechnung. In der Unternehmenspraxis geht es insbesondere um die Beschleunigung der Abrechnungsprozesse und damit der Erhöhung der liquiden Mittel im Unternehmen. Allerdings bedeutet die Umstellung hin zur elektronischen Abwicklung eine Anpassung von Systemen und Arbeitsabläufen im Unternehmen.
Unsere Literaturempfehlung hierzu: www.steuern-buecher.de
Quelle: BMF-Schreiben vom 02. Juli 2012