Bei privat genutzten betrieblichen Fahrzeugen kann der Privatanteil pauschal nach der sog. 1%-Regelung oder anhand eines sog. Fahrtenbuchs ermittelt werden.
Liegt eine nur geringe private Mitbenutzung des Fahrzeugs vor, so kann die Führung eines Fahrtenbuchs steuerlich günstiger als die pauschale 1%-Regelung sein. Der anhand der 1%-Regelung ermittelte Privatanteil entspricht in vielen Fällen einer ca. 30%-igen Privatnutzung.
Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Das Finanzamt verlangt eine leichte und einwandfreie Überprüfung der Angaben im Fahrtenbuch. Betriebliche und private Fahrten müssen fortlaufend und zeitnah aufgezeichnet werden.
Bei Privatfahrten sowie Fahrten zur Arbeit sind die Kilometerangaben ausreichend.
Betriebliche Fahrten sind hingegend zwingend mit Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder betrieblichen Fahrt, unter Angabe des Reiseziels (bei Umwegen auch Angabe der Reiseroute), mit Angabe des Reisezwecks sowie dem Name der aufgesuchten Geschäftspartner in das Fahrtenbuch einzutragen.
Weiterhin dürfen die Angaben nicht nachträglich abänderbar sein. Eine Aufzeichnung anhand einer Excel-Tabelle wird daher regelmäßig nicht anerkannt. Auch ist es nicht ausreichend, wenn ein Teil der o.g. Angaben nur aus anderen Quellen wie etwa Reiseberichten etc. ersichtlich sind.
Hinweis
Seit 2006 ist die Anwendung der 1%–Regelung bei Selbständigen nur noch zulässig, wenn das betriebliche Fahrzeug auch zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird und sog. notwendiges Betriebsvermögen vorliegt. In Fällen, bei denen die überwiegende betriebliche Nutzung nicht offensichtlich ist, empfiehlt sich zur Vermeidung von späteren Streitigkeiten mit dem Finanzamt die Führung eines Fahrtenbuchs.
Quelle: BFH vom 1. März 2012 (Az. VI R 33/10)