Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geben die formellen Anforderungen an die Finanzbuchführung sowie den Umgang mit elektronischen Dokumenten sowie Papierdokumenten vor. In der Fassung ab 2015 sind sie somit die Grundlage für die kaufmännischen Prozesse sowie deren Dokumentation in Unternehmen.
Wesentliche Anforderungen an unternehmerische Prozesse ergeben sich au dem Vollständigkeitsgebot, der Unverfälschbarkeit von Grundaufzeichnungen sowie den notwendigen internen Kontrollsystemen. Gerade beim Einsatz von neuen Organisationstechnologien sind praktische Hilfestellungen zur Interpretation, Umsetzung und Fortentwicklung der GoBD notwendig.
In einer sog. Verfahrensdokumentation sind für alle buchführungspflichtigen Unternehmen sowie bei Einnahmeüberschussrechnern die gesamten organisatorischen und technischen Prozess zu beschreiben. Die Neuerung durch die GoBD besteht insbesondere darin, eine schriftliche Dokumentation vorhalten zu müssen. Es sind hierzu die unternehmensinternen Prozesse von der Entstehung, der Erfassung, der Speicherung, der Maßnahmen zur Unverfälschbarkeit sowie der jederzeitigen Reproduktionsmöglichkeit in Schriftform nach folgender Grundstruktur darzulegen.
- Eine allgemeine Beschreibung (Sachverhalte, Ablauf, Vier-Augen-Prinzip),
- eine Anwenderdokumentation (Einsatz von Mitarbeitern, Kontrollfunktionen),
- eine technische Systemdokumentation (eingesetzte Soft- und Hardware, Sicherungssysteme) und
- eine Betriebsdokumentation (Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten).
Dabei ist die Verfahrensdokumentation regelmäßig bei Systemänderungen oder etwa neuen Zuständigkeiten anzupassen. Die Änderungen sind im Zeitablauf zu dokumentieren, damit auch die Änderungshistorie stets für eine Überprüfung durch die Finanzbehördern bereitsteht.
Unser Ansatz für eine Prozessdokumentation
Wir sehen in der gesetzlichen Anforderungen für eine Verfahrensdokumentation lediglich die Kodifizierung dessen, was ein transparent und effizient organisiertes Unternehmen ohnehin haben sollte.
Alle Unternehmens sollten aus eigenem Interesse wissen nach welchen Vorgaben Eingangsrechnungen geprüft und zur Zahlung freizugeben sind oder wie mit Geschäftsbriefen umzugehen ist und wie diese revisionssicher abzulegen sind. Klare Prozesse vereinfachen die Arbeitsabläufe und vermeiden einen Wissensverlust bei Personalveränderungen. Wir sind daher der Auffassung, dass Unternehmen aus eigenem Interesse transparente und effizient Prozesse benötigen und das diese nur schriftlich fixiert auch nachhaltig sind. Wir unterstützen Sie dabei zugleich auch die (steuerlichen) Vorgaben zur Vorhaltung einer Verfahrensdokumentation zu erfüllen.