Richtig scannen

Ziel ist es, beim Scannen ein kleines Dateiformat bei guter Lesbarkeit zu erhalten. Eine gescannte DIN-A4-Seite sollte im Durchschnitt nur ein Volumen zwischen 50 und 100 KB haben, da sich ansonsten die Kosten der Datenspeicherung erhöhen.

Gute Erfahrungen haben wir dabei mit den Dateiformaten als TIF/TIFF oder als PDF, wobei jeweils eine schwarz-weiß Auflösung mit 300 dpi ausreichend sein sollten. Dieser Wert sollte auch für die von uns eingesetzten (OCR-Bilderkennung) optimal sein.

Eine zu hohe oder zu niedrige Auflösung, ein in Graustufen oder in Farbe gescannter Beleg kann dazu führen, dass die OCR-Erkennung nicht möglich ist, woraus ein erhöhter manueller Buchungsaufwand resultiert.

Anforderungen an einen guten Scanner

• Scan-Geschwindigkeit ab 25 Blätter pro Minute
• Duplex-Scan-Funktion in einem Durchgang
• Möglichkeit des Stapeleinzugs (mind. 50 Blatt)
• DIN A4 Format mit der Möglichkeit zum Einzug kleinerer Dokumente (Tank- und Bewirtungsbelege)
• Idealerweise: Funktion zur Optimierung der Bildqualität

Fragen & Antworten zum richtigen scannen

Beim Scannen und Buchen der Belege sind besondere organisatorische Fragen zu klären:

• Wie häufig sollen die Belege digitalisiert und übertragen werden?         Je schneller die Belege digitalisiert und übertragen werden, desto höher ist die Aktualität der Finanzbuchhaltung.
• Möchten Sie alle Seiten und Rückseiten eines Belegs scannen (z. B. auch Lieferscheine, Geschäftsbedingungen)? Wir empfehlen das Einscannen von allen Seiten eines Belegs.
• Ob auch Lieferscheine, Geschäftsbedingungen und Verträge eingescannt und hochgeladen werden sollen, sollte im Einzelfall verabredet werden.
• Mehrseitige Belege sollten beim Scannen zu einer Datei zusammengefasst und gespeichert werden.
• Wie soll mit mehrseitigen Belegen verfahren werden? Nur multipagefähige Scanner können mehrseitige Belege automatisch erkennen, indem im Papierstapel zwischen zwei mehrseitigen Belegen ein leeres Blatt einlegt wird.
• Wie kann sichergestellt werden, dass alle Belege eingescannt und übertragen wurden? Es kann über eine manuelle Paginierung oder mit einem Stempel gearbeitet werden.
• Wie ist sichergestellt, dass Belege nicht doppelt hochgeladen und wiederholt zum Buchen bereitgestellt werden? Denkbar ist z. B., nach dem Übertragen einen Vermerk / Stempel auf dem Papierbeleg anzubringen (digitalisiert).
• Vermerke/Stempel sollten an einen freien Platz auf dem Beleg angebracht werden. Es ist sonst nicht gewährleistet, dass der Buchungsassistent die Beleginformationen noch erkennen kann.
• Wenn bereits ein Beleg mit gleichen Werten (Geschäftspartner-Name, Rechnungsdatum, -nummer, und –betrag) erfasst wurde, wird beim Speichern eines Belegs in Belege online eine Hinweismeldung ausgegeben. Das Speichern kann abhängig von der eingesetzten EDV-Lösung abgebrochen und der doppelte Beleg aus dem Posteingang gelöscht werden.
• Im Rechnungswesen-Programm (Datev) besteht die Möglichkeit, die Prüfung auf doppelte Buchungen vorzunehmen und Belegbilder aus dem Posteingang zu löschen.
• Wie können Notizen/Mitteilungen des Mandanten, die bisher an den Papierbeleg geheftet wurden, übertragen werden? Mit Datev kann der Beleg bearbeitet und mit einer Notiz versehen werden.
• Wenn bspw. Kostenstellen berücksichtigt werden sollen, so sollten diese auf dem Originalbeleg vor der Digitalisierung vermerkt werden. Vermerke sollten an einen freien Platz auf dem Beleg geschrieben werden, da sonst nicht gewährleistet ist, dass der Buchungsassistent die Beleginformationen noch erkennen kann.
• Wie wird mit nicht oder schlecht lesbaren Belegen verfahren? Unleserliche Belege sind auch auf Papier ein Problem. Hier hilft nur die Kommunikation zwischen den Beteiligten. Bei Belegen, die in schlecht lesbarer Qualität vorliegen (z. B. Belege, die auf einem Nadeldrucker mit schwachem Farbband auf farbigem Papier erstellt wurden), sollte am Scanner eine höhere Auflösung gewählt werden. Wir empfehlen mindestens eine Auflösung von 300 dpi.
• Nach dem Scannen und Hochladen sollten die Belege in Belege online auf Lesbarkeit geprüft werden. Nicht lesbare Belege sollten aus dem Posteingang entfernt und erneut mit einer anderen Auflösung gescannt werden. Belege auf Thermopapier sollten unabhängig von der Digitalisierung auf normales Papier kopiert werden, damit sie über 10 Jahre lang lesbar sind.
• Wie werden Belege eingescannt, die vom DIN A4-Format abweichen, z. B. Tankquittungen?   Auch preiswerte Scanner können in der Regel kleinere Formate als DIN A4 problemlos einscannen. Alternativ können Scanhüllen verwendet werden, in die die kleineren Belege eingelegt werden können.
• Wie wird vom Mandanten die Information an die Kanzlei weitergeleitet, dass der Rechnungsbetrag bei der Zahlung wegen Nicht- oder Teilerfüllung gekürzt wurde?  Der Beleg sollte vom Mandanten mit der Information über die Rechnungskürzung versehen und erneut digitalisiert werden.
• Wie können Belege gebucht werden, für die keine Vorsteuer abgezogen werden kann? Wir buchen Belege, für die keine Vorsteuer abgezogen werden kann, auf ein entsprechendes Verrechnungskonto. Erst nach Eingang eines ordentlichen Beleg kann dieser gebucht werden.

Exkurs: ersetzendes Scannen

Für die Buchhaltung gescannte Belege unterliegen grundsätzlich weiterhin der Aufbewahrungspflicht (in Papierform). Sollen digitalisierte Belege den Original-Papierbeleg ersetzen, so ist der Scanvorgang in besonderer Weise in der Verfahrensdokumentation zu beschreiben.

Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen  muss genau beschreiben, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Im Kern muss ein Vier-Augen-Prinzip vereinbart und eingehalten werden. U.a. muss klar geregelt sein:

4-Ws: Wer darf wann welchen Beleg wie scannen?

Eine gescannte Datei muss dabei sowohl bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen. Die Kontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit muss dabei fester Bestandteil der Prozessdokumentation sein. Soweit beispielsweise Fehler bei der Kontrolle festgestellt werden, sind diese zu protokollieren.